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用文档建立四象限任务清单提高多任务管理效率

发布人: 凯时官网 来源: 凯时官网登录 发布时间: 2020-12-26 19:06

  对于大部分企业员工来说,在需要同时承担多项任务、或者参与多个项目的时候,很容易出现应接不暇,时间分配不合理,做重复工或无用功的情况。这时候可以利用飞书的文档分清任务优先级、细分工作时间,及时和团队对齐进度,提高个人任务的管理和完成效率。

  每天正式开始工作之前,先在文档上把待做的任务详细列出来,然后判断和区分任务优先级,并以此为依据来分配时间,确保个人的工作方向和节奏符合当前整体的工作需要和进度。

  比较常用的区分任务优先级的方法是四象限,依据这个可以列出如下任务清单:

  需要强调的是,这里的重要和紧急都是相对的,要结合个人的工作重点和团队整体目标来综合判断。以不重要但紧急为例,比如同事A马上要交付一个方案,临时在群里请大家提意见,这件事对于A来说是紧要的,但也许并不在你的工作范畴之内,这时如果你刚好有空当然可以积极响应,但如果自己手上的紧要任务还未完成,就不必着急参与,而应该交给时间更宽裕的其他来完成。

  时间规划和任务规划是相辅相成的,用四象限理清任务后,借助日程把工作时间细分到每个任务上,并把该时间段的日程状态设置为忙碌,方便其他直观地看到忙闲状态。

  给每个任务日程设置一个提醒,比如5分钟前,避免自己沉浸在某一项任务中而耽误其他任务的进度,也可以根据实际情况及时调整时间安排。

  当然,在实际工作中计划往往赶不上变化,时间点经常会有所调整,但有意识地细分时间可以更好地把握各项任务所需的时长和精力,为之后的任务和时间分配提供有效参考。

  在理清个人任务和时间分配后,要及时和同事沟通,对齐进度,以确保自己的工作符合整体目标和节奏,避免做无用功。除了私聊、群聊、开会以外,可以直接通过文档快速同步进度:方案、报告等文档撰写完成后,直接邀请团队阅读或协作,可立刻收到通知,及时给出反馈。

  在将个人已完成的工作文档直接插入到团队日报、周报等共享文档中,方便其他查看。

  当需要同时参与多个项目时,可以利用协作空间来集中管理各项子任务。项目进度一目了然,不会造成混乱和遗漏。

  对于经常要同时面对多个任务的员工来说,利用飞书的文档和日历功能可以很好的将各项任务进行梳理安排,合理分配时间,避免不必要的精力浪费,提高工作效率。

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