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任务管理 To-Do APP要这么用!

发布人: 凯时官网 来源: 凯时官网登录 发布时间: 2020-12-26 19:06

  作为一个热衷于钻研时间管理和效率提升的人,我用过许许多多的to-do app,比如GroupTask、OmniFocus、2Do、Things等。觉得最好用的免费版是这三个:

  看着一个任务,总觉得需要好多时间啊,现在没空,等哪天找出时间来好好搞一下。结果“哪天”一直没有来临。

  比如携隐一直想把自己的衣橱清理一下,扔掉上一年没穿过的,找出平时老找不见的。但总觉得“唉清理衣橱至少要一个下午吧,今天不行啊”。一拖两拖,新的一年都来了,还是没有清理。

  你们知道的,我现在是创业狗了嘛,需要穿高级衬衫的场合真的很少。但投行时期买的衬衫和套装都死贵,扔掉也不舍得。想到这里,其实真正的第一步是:寻思这些衬衫应该收在哪里呢?得到这一步的答案后,第二步就是让阿姨把这些衬衫叠好收起来了。

  你看,其实我只需要想一想,花费不到10分钟,接下来的事,就可以“delegate”给阿姨了。

  所以任务管理的第一个原则是:把拖了很久的事情,拆解为许多的小步骤(至少先拆解最开始的几步),而第一步必须是actionable的(如果我的第一步是刚开始想到的“整理衬衫”,其实我并不知道要整到哪里去,这就不是一个actionable的第一步)。

  除了没有形成自己时间分布的意识之外(针对这个问题,解决方案请看:,你对自己接下来要做什么,常常处在犹豫不决的状态,任务跟任务之间不能无缝衔接,不知不觉浪费了很多时间。

  我们的大脑并不擅长multi-tasking,也不擅长记住多项事物。哪怕有一点点小事,还存在你的大脑里,大脑就要分一部分内存去记住这一件小事。这就是干扰源。

  比如,我想把我闲置的给我阿姨用,阿姨今天还没有来,我就在大脑里说,她来了我会记得的,哪怕不记得也不要紧,阿姨天天来,下次记得再给好了。但这样我大脑就分神了,总是觉得啊有什么事情我是要记得的,我不敢心无旁骛心投入我现在要做的事。万一太专心了,做完这件事,忘记了我接下来要干嘛怎么办?

  著名的效率管理体系GTD(Getting Things Done)中,要做的第一步,也是“倒空大脑”。找个时间,把你脑中所有干扰你的事情,你怕自己忘记的事情,你忧虑的事情,全部一条条写出来,直到你脑中真的再也想不出任何内容了。写完你会很惊讶,自己的大脑原来储存了这么多的to-dos!怪不得运行速度没有那么快了。

  那么问题来了:事无巨细倒出来之后,脑子是轻松了,但这么长的to-do list,该从何入手做起呢?

  靠“项目管理”。把这些to-dos,全部整合到一个个不同的项目中,变成项目中的任务,每个任务下面,结合说到的第一条原则,再列出完成的小步骤。

  一开始我觉得这个设置很贴心:我们最在乎的就是今天和明天要做的事,下周要做的大概看一眼求个心安。有些事情就是暂时没法设置due date,放“某天”也挺好的。要是想改变某个任务的due date,拖拽就可以。

  每天打开它,不但近期要做的事情一目了然,以后哪天有空要做的事情也能经常回顾一下,看看有没有“熟”,能不能开始安排了。

  Any.Do的手机提醒也做的特别人性化:这个任务你今天要做吗?不做就延期好了,或者你已经做完但忘记勾掉?还是可以不用做了?

  一:没有项目颜色区分或脚注,看不出任务都属于什么项目。那如果今天我有一个大采购清单,诸多的items可能会把更重要的事情挤到下面去。我总不能把所有其他项目的所有任务都星标吧(PTSD少了P)。

  二:Upcoming的项目,在下一个星期会全部出现在“Today”,其实每个星期都要重新部署“Today”和“Tomorrow”的事情(PTSD的D做的也有缺陷)。

  三:Someday的项目,因为缺少了Steps,其实挂很久都不会去做的(PTSD少了S)。

  Any.Do在PTSD中PSD都有点不够,适合对颜值要求特别高,项目又比较少的同学,或者用作单一长期不紧急项目的管理。

  比如,你想要给家里做个风格大。这事儿也不很紧急,有空做做就行,但不想地拖下去。那么你可以每天给自己派一些任务,把你想得到的,暂时不想做的事情放在以后。

  出差要带的物品、回老家要带给妈妈的东西、去日本应该买的小玩意儿、微信平台想到要写的素材,统统可以写上去,超级。

  T:每个任务下有sub-tasks,可贴附件(拽过去就行,我尤其喜欢图片是直接显示的)、写备忘,和协作人一起comment,而且一点任务就全部出现在侧边栏,一目了然

  T:每个任务下有sub-tasks,可贴附件(拽过去就行,我尤其喜欢图片是直接显示的)、写备忘,和协作人一起comment,而且一点任务就全部出现在侧边栏,一目了然

  Wunderlist已经能满足to-do管理大部分要求,尤其适合拿来做自素材收集、写作安排、小团队购物清单等需要集合图片、文件、大家的comments等资料的项目。

  看完Any.Do和Wunderlist,你们有没有发觉,它们最大的问题是:Sub-tasks没法派due date,没法显示在Today或This Week,我们无法从根本上改善我们的效率(该拖的还是会拖,因为没法把拖延的内容拆分成小任务按时做掉)。

  虽然它的界面不如Any.Do简单好看,资料整合做的不如Wunderlist,任务设置也没有前面两个app那么顺手,但它提供了效率低下的终极解决方案:完整的PTSD啊!

  此外,ToDoist还有一个“Filter”功能(见下图左),能区分多达四个级别的优先级,还能自设筛选规则。它还提供你的Productivity统计呢(见下图右)。

  Wunderlist集合资料功能一流,特别适合用来做阅读计划、协作购物清单、自写作安排等。

  ToDoist是三个中唯一满足全部PTSD要求的,能利用sub-tasks来推进拖了很久的大项目,最适合用来管理你的所有重要任务、提高你的工作效率。

  最后顺便说一句,以上app只适合个人项目管理,一旦涉及到公司多如牛毛的各项事宜,就要仰赖团队协作类任务管理app了。携隐团队用的是Asana,不但满足PTSD,团队协作功能也是极其强大。自从有了Asana,整个团队工作效率刷刷刷就上去了啊。下次有空再给你们详细讲~

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